職業(yè)人士利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問題。
“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，要把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫E-mail就能看到其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封E-mail的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封E-mail，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)不要對(duì)別人的回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)該對(duì)別人的回答不屑一顧。
關(guān)于主題
職業(yè)人士利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問題。
“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，要把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫E-mail就能看到其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封E-mail的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封E-mail，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)不要對(duì)別人的回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)該對(duì)別人的回答不屑一顧。
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題才行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
1、 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的;
2、 標(biāo)題要簡短，不宜冗長，標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”;
3、 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信談及多件事情，以便于日后整理;
4、 可適當(dāng)使用大寫字母或特殊字符(如“!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;
5、 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要“RERE”一大串。
關(guān)于稱呼與問候
1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。 這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、All。
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“X經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear XXX”，顯得很熟絡(luò)。
2、 E-mail開頭結(jié)尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”;結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
關(guān)于正文
1、E-mail正文要簡明扼要，行文通順。E-mail正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰地表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。
2、注意E-mail的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)卣Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，“請(qǐng)、謝謝”之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!
3、 E-mail正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰準(zhǔn)確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。
4、 一次郵件交代完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5、 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查。這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文E-mail，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail，注意拼音輸入法帶給你的同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
6、合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。
關(guān)于附件
1、 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;
2、 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才能看懂的文件名;
3、 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);
4、 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件;
5、 如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用;
語言的選擇和漢字編碼
1、 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2、 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)英文郵件。如果對(duì)方與你的郵件往來時(shí)采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3、 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4、 選擇便于閱讀的字號(hào)和字體。中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1、簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2、不要只用一個(gè)簽名檔。對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓你與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在客戶端或者web端中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3、簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)該選擇比正文字體小一些。
回復(fù)技巧
1、及時(shí)回復(fù)E-mail。收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。
對(duì)每一份郵件都立即處理時(shí)很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。
如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2、進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)。當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3、回復(fù)不得少于10個(gè)字。對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。
4、不要就同一個(gè)問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。
對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
5、要區(qū)分Reply和Reply All。如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了;如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道;不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。
如果你對(duì)發(fā)件人提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!
正確使用發(fā)送、抄送、密送
要區(qū)分To和CC、BCC(區(qū)分收件人、抄送人、密送人)
1、 To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的人，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng);
2、 而CC的人則只是須需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回E-mail;
3、 而BCC是密送，即收件人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合;
4、 TO、CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級(jí)從高到底或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
5、 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源;
6、 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人;
如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。
商品已成功加入購物車