現(xiàn)在企業(yè)幾乎每天都在使用企業(yè)郵箱進(jìn)行企業(yè)之間貿(mào)易信息往來的傳輸，企業(yè)員工每個(gè)人都在操作企業(yè)郵箱，那么如何才是正確的使用企業(yè)郵箱?怎樣保證企業(yè)郵箱信息一直歸屬公司不被泄露呢?為大家具體介紹一下企業(yè)郵箱安全使用準(zhǔn)則。
現(xiàn)在企業(yè)幾乎每天都在使用企業(yè)郵箱進(jìn)行企業(yè)之間貿(mào)易信息往來的傳輸，企業(yè)員工每個(gè)人都在操作企業(yè)郵箱，那么如何才是正確的使用企業(yè)郵箱?怎樣保證企業(yè)郵箱信息一直歸屬公司不被泄露呢?為大家具體介紹一下企業(yè)郵箱安全使用準(zhǔn)則。
1、企業(yè)郵箱的收回或注銷
1.1、公司及所屬各子、分公司的人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工變動(dòng)情況，隨時(shí)向信息化部提供人員變動(dòng)名單。信息化部根據(jù)變動(dòng)名單及時(shí)對(duì)郵箱進(jìn)行維護(hù)管理(權(quán)限收回或者郵箱注銷)。
1.2、對(duì)因員工離職需要注銷的郵箱，由信息化部設(shè)定一個(gè)月過渡期。在過渡期中，信息化部重新設(shè)定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設(shè)定密碼。同時(shí)，設(shè)置郵箱自動(dòng)回復(fù)功能，告知來信方該員工已離職，同時(shí)告知對(duì)方新的聯(lián)系郵箱。過渡期結(jié)束后，備份郵箱數(shù)據(jù)，注銷郵箱。
1.3、對(duì)因員工離職或調(diào)動(dòng)，需要收回權(quán)限轉(zhuǎn)交其他員工管理的郵箱(如部門郵箱)，信息化部重新設(shè)定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設(shè)定密碼。
2、企業(yè)郵箱的使用規(guī)范
2.1、公司及各子、分公司所屬各部門、各員工必須采用公司企業(yè)郵箱進(jìn)行與工作相關(guān)的內(nèi)外交流。
2.2、只有部門郵箱是公司認(rèn)可的對(duì)外發(fā)送正式的、具有法律效力的文字、圖片、影像、文檔等資料的有效郵箱。各部門必須指定專人管理部門郵箱。
2.3、公司宣傳資料、名片等對(duì)外發(fā)放的所有電子、文字材料，必須且只能使用企業(yè)郵箱。
2.4、企業(yè)郵箱的基本命名規(guī)則由信息化部制定，如有重名等情況，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
2.5、每位員工只能申請(qǐng)一個(gè)個(gè)人郵箱;每個(gè)部門由公司統(tǒng)一分配一個(gè)部門郵箱。
2.6、嚴(yán)禁使用企業(yè)郵箱收發(fā)各類違反國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的內(nèi)容。
2.7、嚴(yán)禁使用企業(yè)郵箱傳播不利于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常開展，不利于公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)的言論和文件。
2.8、嚴(yán)禁使用企業(yè)郵箱傳播帶有病毒、惡意軟件的郵件內(nèi)容。
2.9、嚴(yán)禁使用各種技術(shù)手段攻擊公司企業(yè)郵箱系統(tǒng)，或者對(duì)其他同事郵箱進(jìn)行密碼破解等入侵行為。
2.10、禁止群發(fā)超大容量郵件。如因特殊原因有此需要，應(yīng)事先與信息化部取得聯(lián)系，由信息化部協(xié)助解決。
2.11、為保護(hù)個(gè)人隱私，企業(yè)郵箱使用人不要使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個(gè)人隱私的各類文件內(nèi)容。如果使用人由于使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容而導(dǎo)致個(gè)人隱私泄漏，公司不承擔(dān)任何法律責(zé)任。
2.12、員工必須定期接收郵件，凡屬公司業(yè)務(wù)往來的郵件，必須回復(fù)確認(rèn)，否則視為未接收郵件，由此造成的損失及責(zé)任由員工自行承擔(dān)。
企業(yè)以上就是所有企業(yè)郵箱安全使用準(zhǔn)則，我們只有正確認(rèn)識(shí)到企業(yè)郵箱信息的安全性，正確歸檔的使用企業(yè)郵箱，制定規(guī)范的規(guī)章制度嚴(yán)格遵守就能防止企業(yè)信息的泄露了。
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