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郵件的書寫規(guī)范

  • 作者:新網
  • 來源:新網
  • 瀏覽:100
  • 2017-12-13 17:48:09

企業(yè)郵件作為能夠呈上法庭的法律依據,越來越受到企業(yè)的歡迎。現在企業(yè)之間信息往來頻繁,其中涉及著企業(yè)的機密往來貿易信息,對企業(yè)而言十分重要。我們正確的書寫企業(yè)郵件在一定程度上能保障我們的合法權益。接下來為大家具體介紹下郵件附件和結尾如何規(guī)格書寫。

企業(yè)郵件作為能夠呈上法庭的法律依據,越來越受到企業(yè)的歡迎?,F在企業(yè)之間信息往來頻繁,其中涉及著企業(yè)的機密往來貿易信息,對企業(yè)而言十分重要。我們正確的書寫企業(yè)郵件在一定程度上能保障我們的合法權益。接下來為大家具體介紹下郵件附件和結尾如何規(guī)格書寫。

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一、附件

1、 如果郵件帶附件,應在正文中提示收件人查看。

2、 附件名應按內容命名。

3、如果多個附件,正文中應對附件內容做簡要說明,如果特殊格式文字,正文說明打開方式。

二、結尾簽名

1、 設置電子簽名檔。

2、 不要只用一個簽名檔 。

三、回復技巧

1、 及時回復郵件,銷售人員設置手機郵箱,技術人員設置來件提醒,理想回復時間是2小時內,最晚不要隔天。

2、如果無法及時確切回復,應及時回復郵件說明“郵件收到,我們正在處理,有結果會及時回復”,要及時作出響應,哪怕只是確認收到了。

3、 如果出差或休假,應設定自動回復,或事先把相關工作轉交給其它人代理。

4、 針對性回復,在一個事件上回復郵件時要確保之前的往來郵件內容信息完整,在對方列出問題時,需要把問題復制再在后面加上你的回答,最好用顏色區(qū)分一下。

5、 回復內容不得少于10個字,但對于較為復雜的問題也不要內容太多,可用電話溝通。

6、 區(qū)分回復Reply和回復全部Reply All,如果對方郵件發(fā)送你還抄送了其它人,提出要求作出結論響應,應該回復全部,不要讓對方幫你完成這件事情,如果問題不清楚或仍有不同意見,則應與發(fā)件人單獨溝通,不要把你們溝通過程發(fā)給他人。

7、 主動控制郵件的來往,回復時在正文末加上“盼復”“全部辦妥”“僅供參考,無需回復”等語句。 正確使用發(fā)送TO、抄送CC、密送BCC及轉發(fā)FW

以上就是郵件書寫的一些相關內容了,我們在進行郵件書寫的時候要盡量小心謹慎,不要輕易把公司的信息、往來賬戶信息和客戶信息等透漏給他人,以免給企業(yè)帶來損失,如果后果嚴重,企業(yè)有權對你做出處罰。

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